Een octrooigemachtigde kost in België meestal 200 tot 250 € per uur, exclusief BTW. Sommige octrooigemachtigden hanteren daarbovenop een percentage voor kantoorkosten.

Het opstellen van een octrooiaanvraag vergt typisch 10 tot 30 uur voor een octrooigemachtigde. U heeft er dus alle belang bij om te zorgen dat de octrooigemachtigde zo vlot mogelijk kan doorwerken aan uw octrooiaanvraag, dat reduceert zijn uren, en daarme uw kosten.

Hoe beperkt U nu concreet de kosten voor het inschakelen van een octrooigemachtigde? Dat leest U hieronder.

De samenvatting is:

    • Kies uw octrooigemachtigde verstandig.
    • Vertrouw hem in wat hij doet of voorstelt, hij weet wat hij doet.
    • Geef hem tijdig de documenten en informatie waar hij om vraagt.

Voorbereiding: van idee naar beslissing tot indiening octrooiaanvraag

Er zijn in de voorbereidende fase een aantal zaken die U kunt doen en die uw kosten naar beneden zullen brengen

1) Ga na of uw uitvinding wel geoctrooieerd kan worden. Sommige zaken zijn wettelijk uitgesloten van octrooiering, bijv: geneeskundige handelingen, spelregels, schema’s, manieren om informatie te presenteren, software (tenzij deze software iets technisch doet, dan kan het soms weer wel), zakelijke methoden.

Bovendien moet het om een technische uitvinding gaan: Een product of een werkwijze om een product te maken of te gebruiken.

2) Denk na over wat het bijzondere is aan uw uitvinding. Uw octrooigemachtigde kan sneller zijn werk doen als U de volgende zaken voorbereidt:

Wat is de bestaande technologie op het gebied van de uitvinding? Let hierbij op: Dit is niet alleen wat er in de winkels ligt, maar alles wat er ooit, wereldwijd, al eens beschreven is geweest in de literatuur, of wat U op internet kunt vinden. Natuurlijk kunt U niet alles weten, of opzoeken, maar hoe meer aandacht U hieraan besteed, hoe sterker uw octrooiaanvraag zal worden, en hoe gemakkelijker de octrooigemachtigde uw uitvinding kan uitwerken tot een octrooiaanvraag.

Wat is er daadwerkelijk anders aan uw uitvinding vergeleken met de bekende technologie: Bijvoorbeeld: De temperatuur is anders bij het maken van onderdeel A, of onderdeel B wordt rechtstreeks op onderdeel C gemonteerd ipv met een koppelstuk.

Wat is het voordeel van het verschil onder b)? Bijvoorbeeld: Sterker, goedkoper, minder afval, minder roestgevoelig, beter passend, minder energieverbruik, etc.

3) Zorg dat U uw uitvinding goed kunt uitleggen aan de octrooigemachtigde. Denk hier van tevoren over na. Tekeningen, foto’s, een filmpje, een prototype kunnen hierbij nuttig zijn. Een beschrijving van circa 1 pagina is ook altijd nuttig. Richt U hierbij op wat de uitvinding is en hoe die gemaakt/gebruikt wordt, niet op hoeveel stuks U ervan kunt verkopen. Er is hier geen standaard schema voor te geven, iedere uitvinding is anders, maar als U erover nagedacht heeft en voorbereid heeft hoe U de uitvinding kunt uitleggen, zal uw octrooigemachtigde efficiënter kunnen werken.

4) Leg aan het begin uw uitvinding compleet uit aan de octrooigemachtigde, met alle varianten die U voorziet. Dan kan de octrooigemachtigde het meest efficient werken. Als U nog met varianten aankomt op het moment dat de eerste ontwerptekst al gemaakt is door de octrooigemachtigde, kost het veel meer tijd om die varianten nog op te nemen.

5) Er wordt soms aangeraden een nieuwheidsonderzoek te laten doen door een octrooigemachtigde. Dit idee is in theorie goed, maar in de prakijk heeft het slechts beperkt nut. Als een octrooigemachtigde een nieuwheidsonderzoek moet uitvoeren, kost dit vaak 50-100% van wat het opstellen en indienen van een octrooiaanvraag zou kosten. Over het algemeen bent U daarom beter af om direct een octrooiaanvraag te laten opstellen en indienen.

Als U zelf een voorafgaand onderzoek wilt doen is dit goed. De resultaten ervan zullen de octrooigemachtigde zeker helpen om een betere aanvraag te schrijven. En misschien vindt U wel dat de uitvinding al ooit eens eerder gepubliceerd is. Dan is het zinloos om een octrooiaanvraag te laten opstellen en in te dienen, want die zal niet voldoen aan het vereiste van nieuwheid, en dus niet geldig verleend kunnen worden. De grootste kostenbesparing is om zinloze kosten te vermijden!

6) Kies uw octrooigemachtigde 1. De meeste octrooigemachtigden trekken met plezier een uur voor U uit voor een eerste orienterend gesprek, maar niet allemaal. Check dit van tevoren.

4) Kies uw octrooigemachtigde 2: Over het algemeen zijn de kleinere kantoren wat goedkoper dan de grotere kantoren, zonder dat dat een lagere kwaliteit betekent. U kunt vanzelfsprekend van tevoren informeren naar de tarieven.

Bij een octrooigemachtigde van Patenthuis in Turnhout is een eerste gesprek altijd gratis, zijn de tarieven schappelijk en transparant en wordt er geen kantoortoeslag berekend.

Tijdens het opstellen van de octrooiaanvraag

Hoe beter U uw uitvinding heeft uitgelegd, hoe minder vragen de octrooigemachtigde heeft. Toch kan het voorkomen dat de octrooigemachtigde U om nadere uitleg vraagt. Dit doet hij/zij niet om lastig te doen, maar omdat zonder deze nadere uitleg geen intern consistente octrooiaanvraag geschreven kan worden. De octrooigemachtigde zal over het algemeen zijn vragen nauwkeurig formuleren. U helpt kosten en vertraging vermijden door snel en nauwkeurig te antwoorden.

Op een gegeven moment krijgt U een eerste voorstel voor een octrooiaanvraag, met de vraag om dit te bekijken en goed te keuren. Het lezen van een octrooiaanvraag is niet gemakkelijk. U herkent wellicht uw uitvinding nauwelijks terug, of vindt zaken die voor U belangrijk zijn slechts summier terug.

De bedoeling is niet dat U iedere zin in het document bekijkt en beoordeelt of die nodig is. Uw octrooigemachtigde weet wat hij/zij doet. Een octrooiaanvraag is geen wetenschappelijk artikel of een verkoopsbrochure, maar een contract tussen U en de maatschappij om voor 20 jaar een alleenrecht op de uitvinding te krijgen. Vanuit dat oogpunt is de aanvraagtekst opgesteld: om te voldoen aan alle wettelijke vereisten en Uw kansen op verlening te maximaliseren, en daarbij ook nog een zo breed mogelijke beschermingsomvang te krijgen.

Een klassieke gebeurtenis is dat de uitvinder/aanvrager het voorstel bekijkt en een aantal opmerkingen heeft over de eerste pagina’s, geen of weinig over nog een paar pagina’s en dat hij het halverwege opgeeft.

Het is natuurlijk logisch om vooraan te beginnen. Toch is dit niet correct bij een octrooiaanvraag. Het belangrijkste bij een octrooi of octrooiaanvraag zijn de conclusies (claims in het Engels). Die vindt U meestal aan het einde, net voor de figuren. De conclusies bepalen de beschermingsomvang die U vraagt in uw octrooiaanvraag, en die U hopelijk zult verkrijgen. Ze zijn dus verreweg het meest belangrijke onderdeel van de (ontwerp-) aanvraagtekst. U moet dus vooral de conclusies, achteraan het document, kritisch bekijken. Zij zouden de essentie van de uitvinding moeten uitdrukken.

Naast de conclusies dient U de rest van de beschrijving, en de eventuele figuren, te bekijken. Het hoofddoel is om te controleren of er geen fouten instaan. Of de rest van de beschrijving volledig genoeg is, of iedere mogelijkheid genoemd is, dat is de verantwoordelijkheid van de octrooigemachtigde. Dit zal over het algemeen het geval zijn als U de octrooigemachtigde, in het begin, de uitvinding goed heeft uitgelegd.

Als U nu nog met varianten aankomt, zal uw octrooigemachtigde die meestal nog wel kunnen verwerken, maar dit is relatief duur, omdat dit consequenties kan hebben op vele plaatsen in het document. Zie ook punt 4, boven. Wat dat betreft is het net als met het bouwen van een huis: Als U toch een tweede badkamer wil hebben, kunt U dat beter aan de aannemer melden voor de werkzaamheden beginnen. Als het huis al klaar is, is die tweede badkamer er veel moeilijker in te bouwen.

Een ronde van aanpassingen is gebruikelijk, twee rondes kan ook nog, maar als het er meer dan twee worden is er iets serieus mis en is het beter een stap terug te nemen en eens opnieuw met de octrooigemachtigde te overleggen. Vertrouw U octrooigemachtigde, hij/zij weet wat hij/zij doet.

Ook hier geldt: een relatief snel antwoord naar uw octrooigemachtigde heeft voordelen: Hij/zij hoeft dan geen herinneringen te sturen en heeft de uitvinding nog goed voor ogen, en kan daardoor uw wijzigingen sneller op een octrooirechtelijk verantwoorde wijze verwerken.

Voor en na de indiening

Er moet wettelijk aan een aantal formaliteiten voldaan worden. Als uw octrooigemachtigde vraagt om iets in te vullen, of om informatie te geven, doe dat dan ook voortvarend. Lang wachten brengt, direct of indirect, extra kosten met zich mee.
Het nieuwheidsonderzoek

Na enige tijd komt het nieuwheidsonderzoek. De octrooigemachtigde zal dit aan U rapporteren, en indien nodig uw commentaar vragen.

U moet er niet van uitgaan dat uw octrooigemachtigde dit nieuwheidsonderzoek spontaan uitgebreid zal bestuderen. Daar gaat namelijk veel tijd in zitten, en daar hangt dus ook een prijskaartje aan. Uw octrooigemachtigde zal een dergelijke studie normaal gesproken pas doen na uw opdracht.

Het is dan ook weinig zinvol om de mening van uw octrooigemachtigde te vragen over uw kansen op verlening zonder om een studie gevraagd te hebben. Uw octrooigemachtigde heeft in deze fase normaal gesproken het nieuwheidsonderzoek nog niet diepgaand inhoudelijk bekeken. Hij kan dus niet op uw vraag antwoorden. Alleen in extreem positieve of extreem negatieve gevallen kan hij zonder uitgebreide studie antwoorden op een dergelijke vraag.

Er zijn octrooigemachtigden die een dergelijke studie wel spontaan maken. Dit is dan meestal op basis van een aan U bekend gemaakte standaardpraktijk van het betreffende kantoor of op basis van een langlopende afspraak met U. Ook in dergelijke gevallen betaalt U natuurlijk gewoon voor die dienstverlening.
Antwoorden op communicaties van de overheid

Als er een bezwaren van de onderzoeker die de octrooieerbaarheid moet beoordelen, zal uw octrooigemachtigde dat meedelen. Hij zal ook vermelden of erop geantwoord moet worden en tegen welke termijn. Normaal gesproken zal hij ook vermelden of er input van U nodig is voor de antwoorden. Indien dat zo is, probeer dat dan ook met redelijke spoed te geven.

Het komt regelmatig voor dat wijzigingen aan de conclusies (claims) nodig zijn om een octrooiaanvraag octrooieerbaar te maken. Uw octrooigemachtigde zal dit vermelden, en U om uw toestemming (en eventueel uw keuze uit een aantal alternatieven) vragen. Dit is zeer belangrijk, want dit bepaalt waar U uiteindelijk bescherming voor gaat krijgen en waarvoor niet. Als U niet zeker bent over het antwoord, overleg dan met uw octrooigemachtigde.

Niet antwoorden op vragen om geld die niet van uw octrooigemachtigde komen.

LET OP: er zijn groot aantal dubieuze organisaties die door middel van brieven octrooiaanvragers benaderen, hoofdzakelijk met het verzoek om te betalen om in een register opgenomen te worden. Na publicatie van de octrooiaanvraag zijn de gegevens van de aanvrager immers openbaar, dus zij kunnen die gemakkelijk vinden.

Zij wekken hierbij meestal de indruk, door het taalgebruik en de fictieve, officieel lijkende, logos/bedrijfsnamen, dat dit nodig is voor uw octrooiaanvraag. Ga hier niet op in!

Dit zijn commerciële organisaties die misbruik maken van het gebrek aan ervaring van de meeste octrooiaanvragers. Ongetwijfeld zullen zij, als U hierop ingaat, om hun kant van de deal uit te voeren, uw aanvraag ergens in een moeilijk vindbaar register plaatsen, maar dit is in het geheel NIET nodig, en niet eens nuttig voor uw octrooiaanvraag.

Het zal wettelijk wel geen oplichting zijn, maar het zit er toch dicht in de buurt.

Let ook vooral op de volgende truuk: Soms maken ze bewust enkele fouten in uw naam of adres, en vragen U dan dit recht te zetten. In de kleine lettertjes staat dan dat een rechtzetting wordt beschouwd als een bestelling.

Alle officiële communicatie omtrent uw octrooiaanvraag verloopt via uw octrooigemachtigde. Bekijk alles wat niet van uw octrooigemachtigde komt met grote argwaan en vraag hem bij twijfel om advies. Hij ziet in twee minuten wat het in werkelijkheid is.

Zie bijvoorbeeld de website van het Europees octrooibureau http://www.epo.org/law-practice/legal-texts/official-journal/2016/07/a61.html voor voorbeelden van dubieuze brieven.

Deel uw financiële verwachtingen met uw octrooigemachtigde.

Indien uw octrooigemachtigde weet wat uw financiële verwachtingen zijn kan hij hier rekening mee houden. Zo kan hij, indien uw verwachtingen onrealistisch zijn, dit in een vroeg stadium aan U meedelen. Ook kan hij in zijn adviezen uw financiële verwachtingen laten meespelen, of, vaker dan hij anders zou doen, meedelen dat een bepaalde volgende stap bepaalde kosten met zich gaat meebrengen en U vragen of U hiermee akkoord gaat.

Ook als U prijs stelt op een vaste prijs voor een deel van de procedure kan dit meestal wel met de octrooigemachtigde overeengekomen worden.